オフィス移転のスケジュールは？

1. オフィス移転にかかる期間は約半年

1-1. オフィス移転を決めたらまず考えること

オフィス移転にかかる期間は、オフィスの規模にもよりますが半年から約8か月といわれています。半年を目安にしてスケジュールを組み立てるのが一般的なので、ここでは半年のケースで考えてみます。移転の目的を明確化するのが最初のステップです。

事業拡大でより広い事務所に移転したい、または事業縮小でコンパクトなオフィスに引っ越したい、オフィスが駅から遠いため利便性向上のためにターミナル駅の近くに移転したいなど明確な理由を洗い出します。社長などトップがスパっと決めるのがスムーズですが、社員に希望を聞いて意見を取り込んでおくと満足度が高くなります。

また移転が決定した時点で借りているオフィスの契約条件を確認し、退去可能な時期や原状回復の範囲なども確認します。

1-2. ゴールを決めて逆算する

引っ越し完了の時期をあらかじめ設定し、そこから逆算して半年前からスケジュールを作成します。この段階ではまだ大雑把でも構いません。

・半年前…オーナーへの退去連絡／移転先選定／社員への事務所移転通知／移転プロジェクトの責任者や専門チームを立ち上げる

このようにやることリストをつくり、一つずつチェックしていきます。

1-3. 新オフィスの条件をまとめる

さらに新オフィスに対して広さや家賃、立地などの具体的な条件を選定していきます。この条件がしっかり固まれば新規オフィス探しもグッと楽になるはずです。物件が多いと条件を絞り込むことがむずかしく、新オフィスの選定に迷うことも少なくありません。優先する条件をまとめておくと物件選びもスムーズに。

東京・埼玉を中心に全国に9店舗を展開する「ありがとう屋」では、お客様の条件に合うオフィス探しからスケジュール作成、新オフィスレイアウト、さらに移転に関するすべての業務に対応しています。移転には多くの業務が発生するため、移転に関する業務を一括して委託できると便利です。

2. オフィス移転5～4か月前のスケジュール

2-1. 新オフィスのレイアウトを決める

新オフィスが決まったら、まっさらな状態からオフィスレイアウトを作成します。社員全員の机や椅子、ロッカーや書庫、OA機器置き場を確保しつつ動線も考えなければなりません。一つのオフィスのなかに休憩コーナーや打ち合わせコーナーを作るのであれば、間仕切りなども必要になるでしょう。うまく設計できないと「机が入らなかった、通路が広くなりすぎて机回りが窮屈になった」などのトラブルに発展することも。専門業者に任せてインテリア設計をお願いする方が無難かもしれません。

2-2. 原状回復工事の業者を決める

オフィスを退去したあとにオフィスの原状回復が必要です。その工事のための業者を選定し契約しておきます。原状回復の範囲がわからないと業者も動けませんので、オーナーや管理会社側と原状回復の範囲を確認しておくのは必須。また原状回復を完了させる時期を指定されることもあるので、打ち合わせの際にはしっかり確認を。

2-3. 新しく必要なオフィス家具や処分するものをリスト化

移転にともない新規でオフィス家具を調達しなければならない、また古い家具の処分も実施することが多々あります。どの家具を次のオフィスで使うのか、新規購入するオフィス家具の数や種類は？それらのプランを作ることになります。

3. オフィス移転3～1か月のスケジュール

3-1. オフィス移転のための社内説明会

移転まで1～3か月前になると引っ越しの日にちがある程度決まっている時期です。社員に向けて引っ越しの正式な発表とそのスケジュールを説明します。引っ越しまでに個人でするべきこと、さらに引っ越し時の注意点などを説明しておくとトラブルがありません。説明会で不明点などを解消しておくと安心です。

3-2.取引先への連絡

取引先にオフィス移転を連絡します。個別の会社に電話で対応するのは難しいので、移転のお知らせを郵送で送るのが無難。挨拶状をあらかじめ作っておくとスムーズです。会社のHPがあれば、オフィス移転に関する告知をしておくと広く取引先や顧客に知らせることができます。

3-3.引っ越し業者との契約

引っ越し業者を選定し契約します。引っ越しでできる業務、できない業務をしっかり理解しておきましょう。また処分する予定のオフィス家具をどこの業者にお願いするか、買取ができるならその業者を選んでおきます。

4. オフィス移転1か月前から当日のスケジュール

4-1. 新オフィスの内装等工事実施

引っ越し当日までに新しいオフィスの内装工事や電気工事、通信設備工事などを完了させます。新オフィスのどこにどうオフィス家具を配置するか、会社への出入りはスムーズかどうか、気になる点をチェックしておきます。

4-2. 各種届出

法務局や労働基準監督署、社会保険事務所、郵便局など必要な申請をおこないます。移転時は多くの作業に追われているので、申請書類の抜けがないようにリスト化し、担当者を決めて対応します。

4-3. 引っ越し当日の役割分担

引っ越し直前に社内説明会を開催し、実際にどのような手順で移転作業を行うのかきちんと説明します。会社の機密に関する書類やパソコンは個人で梱包、移動させるなどの打ち合わせも実施。引っ越し当日の作業を事前に割り当てることで、当日のトラブルが低減するはずです。

まとめ

オフィス移転にはまずスケジュール作りが大切です。オフィス移転はかなり大変な作業なので、半年前から入念な準備をしておきましょう。オフィス移転のための時間がない、どのように進めていけばわからないなどのお悩みがあれば「ありがとう屋」におまかせください。創業から44年、オフィスの内装工事やオフィス家具買取・販売、ラック組み立て、人材派遣などオフィスに関する業務に特化した事業をおこなっています。オフィスに関する豊富なノウハウでオフィス移転をトータルでしっかりサポート。まずは電話やメールでお気軽にご連絡ください。

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