【保存版】オフィス開設に必要なものとは？備品・手続き・費用を一覧で解説

新しくオフィスを構えるとき、何から準備すべきか迷う方は多いです。
オフィス開設には、デスクや椅子などの備品だけでなく、法人登記や税務署への届出、印鑑や名刺の作成など、抜け漏れのない計画が欠かせません。

この記事では、オフィス開設に必要なものを「備品」「オーダーメイド品」「手続き」「費用」の4つに整理して一覧で解説します。
中古オフィス家具の活用でコストを抑えるコツもあわせて紹介するので、初期費用を最小限にしたい方はぜひ参考にしてください。

オフィス開設前にまずやるべき3つのこと

オフィス開設をスムーズに進めるには、物件契約や備品購入の前に、全体像を整理する作業が欠かせません。

ここでは、開設準備を始める前に押さえておきたい3つのポイントを紹介します。

オフィス開設に適したタイミングを見極める

オフィス開設のタイミングは、事業規模と資金繰りで判断します。
事業の成長フェーズに合わせて、必要な広さや立地を見極めましょう。
判断に迷う場合は、6か月先の人員計画と取引先からの来訪頻度を基準に検討するのが現実的です。

判断軸は3つあります。
1つ目は、賃料が売上の10〜20%以内に収まる規模であること。
2つ目は、新規事業の融資を検討する段階に入ったタイミング。
3つ目は社員の稼働率が高まり、在宅勤務だけでは限界が見えてきた状態です。
金融機関は実態のあるオフィスを構える企業を信用しやすい傾向があります。
資金調達を視野に入れている場合は、オフィス開設が信用度を高める一手になります。

立地条件と必要な面積を検討する

立地は、社員の通勤利便性や来客のアクセス、周辺環境など、業務効率と企業イメージの両方に影響します。
災害リスクの観点では、ハザードマップで浸水想定区域や地震リスクを事前に確認するのも欠かせません。

従業員の通勤負担を抑えたい場合は、複数路線が利用できるターミナル駅周辺を選ぶと、採用面でも有利に働きます。
選定時は、最寄り駅からの徒歩分数、飲食店や銀行などの周辺施設、賃料と共益費のバランス、競合や取引先との距離、地域の治安をチェックしましょう。

必要面積の目安は、社員1人あたり約3坪（10平方メートル前後）です。
会議室や休憩スペースを設ける場合は、さらに余裕を持った面積を確保します。

必要な備品・消耗品をリストアップする

備品の購入は、後から買い足すと余計な手間とコストがかかります。
オフィス家具・OA機器・事務用品・防災備品など、カテゴリごとに必要なものを一覧化し、優先順位を付けて発注スケジュールを組むのがおすすめです。

オフィス家具は納品まで1〜2週間かかるケースもあるため、レイアウトが決まり次第すぐに手配しましょう。
発注先と納期、組立サービスの有無も同時に確認しておくと、当日のスムーズな搬入につながります。

オフィス開設に必要な備品一覧

ここからは、オフィス開設時に揃えておきたい備品をカテゴリ別に紹介します。
業種や社員数によって取捨選択は必要ですが、最低限のチェックリストとして活用してください。

オフィス家具

オフィス家具は、専有面積が広く配置の自由度も限られるため、最初の備品選定で最も重要な要素です。
ロッカーは社員数分のスペースが必要なため、人数が増える前提なら拡張しやすいスチール製の組合せタイプが向いています。
最低限揃えたい家具は、オフィスデスク・オフィスチェア・パーテーション・ロッカー・キャビネット・会議テーブル・耐火金庫・本棚です。

デスクの幅は1人あたり1,200ミリ前後、チェアは長時間の業務に耐える事務用モデルが推奨されます。
新品を一式揃えると数十万円〜100万円規模になりますが、中古オフィス家具を活用すれば初期費用を半分以下に抑えることも可能です。

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オフィス家電・OA機器

OA機器は業務効率を左右する基幹設備です。
パソコン・モニター・複合機（コピー・プリンター・FAX）・ビジネスフォン・Wi-Fiルーター・ウェブカメラなどを揃えましょう。
オフィス家電としては、冷蔵庫・電子レンジ・電気ポット・空気清浄機・加湿器・掃除機・サーキュレーターが定番です。

オフィスの広さや社員数に応じて、冷蔵庫の容量や空気清浄機の対応畳数を選びましょう。
夏場のサーキュレーターは空調効率を高めるだけでなく、密集を避けたフロアでの空気循環にも役立ちます。
近年は固定電話を設置せず、ChatworkやZoomで連絡を取る企業も増えています。

ただし取引先や金融機関との対応を考えると、IP電話や050番号の取得は早めに検討すべきです。

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事務用品・消耗品

事務用品は細かい品目が多く、買い忘れも起きやすいカテゴリです。
また、文具を共用と個人用で分けてストック場所を決めておくと、補充忘れや重複購入を防げます。

代表的な品目は、筆記用具・紙製品・接着用品・修正用品・裁断用品・結束用品・ファイル用品の7カテゴリ。
筆記用具はボールペン、サインペン、シャープペンを揃えます。
紙製品はコピー用紙、事務用封筒、付箋が定番です。

そのほか、はさみ、カッター、ホッチキス、クリアファイル、バインダー、シュレッダー、タイムカードも一括で発注しておきましょう。
コピー用紙や封筒はまとめ買いで単価が下がるため、初回購入時に半年分を確保するのが効率的です。

緊急時・防災用備品

東京都では「東京都帰宅困難者対策条例」（2013年4月施行）により、企業に従業員3日分の備蓄を備える努力義務が課されています。
備蓄すべき主な品目は、保存水・保存食・携帯用ライト・簡易トイレ・毛布・救急セット・消火スプレーです。

保存水は1人あたり1日3リットル、保存食は乾パンやアルファ米を1日3食×3日分を目安に揃えましょう。
いずれも社員数分そろえ、ロッカーや倉庫に保管場所を決めて全社員に共有しましょう。

労働安全衛生規則では、すべての事業所に救急用具の常備が義務付けられています。
絆創膏・消毒薬・体温計などを入れた救急箱を必ず用意してください。

オフィス開設で必要なオーダーメイド品

市販品では揃えられない、オーダーメイド制作が必要なアイテムを紹介します。
発注から納品まで2〜4週間かかるものが多いため、開設日から逆算して早めに依頼しましょう。

印鑑・社判

法人登記には代表者印（会社実印）が必須です。
あわせて、銀行口座開設用の銀行印、請求書や見積書に押す角印、住所印、日付印、認印を揃えましょう。

法人実印のサイズは、法務局の規定で「1辺1cm以上3cm以内」の正方形に収まる必要があります。

名刺・封筒

名刺は、ビジネスの第一印象を決める重要なツールです。
会社ロゴや企業カラーを取り入れて、デザインに統一感を持たせましょう。

封筒はA4用紙が折らずに入る角2サイズと、三つ折りで入る長3サイズの2種類を用意すると多くの場面に対応できます。

看板・会社ロゴ

看板やサインは、来訪者にオフィスの所在を伝える役割を持ちます。
アクリル・ステンレス・カッティングシートなど素材も豊富で、デザインで入口の印象は大きく変わります。

会社ロゴは、看板だけでなくホームページ・名刺・社用車にも使われるため、開設時に統一デザインで作成するのがおすすめです。

オフィス開設の流れと必要な公的届出

法人としてオフィスを開設する場合、登記や届出など一連の手続きを期限内に完了させる必要があります。

ここでは、設立から運営開始までに必要な公的手続きを順を追って解説します。

法人設立から登記までの流れ

オフィス開設の基本手順は、以下の6ステップで進めます。

• 法人の基本事項（商号・事業目的・本店所在地・資本金・役員構成・決算期）を決める
• 会社の実印・銀行印・角印を作成する
• 公証役場で定款の認証を受ける（株式会社のみ。合同会社は不要）
• 発起人個人の口座へ出資金を払い込む
• オフィス物件を契約し、内装工事や通信回線の手配を進める
• 法務局に法人登記を申請する（受理から完了まで通常1週間程度）

登記が完了すれば、法人としての活動を正式に開始できます。

税務関連の届出書類

法人登記後は、税務署と地方自治体に各種届出を提出します。
都道府県税事務所と市区町村役場にも、自治体ごとの設立届出書を提出する必要があります（提出期限は自治体により異なるため事前確認が必須です）。

主な届出は4種類あります。
1つ目は法人設立届出書で、設立後2か月以内が提出期限です。

2つ目は青色申告の承認申請書で、設立日から3か月以内、または事業年度開始日から2か月以内のいずれか早い方が期限となります。

3つ目は給与支払事務所等の開設届出書で、給与支払開始から1か月以内に提出します。

4つ目は源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書です。

青色申告は、欠損金10年繰越や30万円未満の少額減価償却資産の即時償却など、法人税の節税効果が大きい制度です。
早めに申請を済ませましょう。

社会保険・雇用保険の手続き

社長1人の会社でも、法人は健康保険と厚生年金保険への加入が義務付けられています。
管轄の年金事務所に「健康保険・厚生年金保険新規適用届」を提出してください。

従業員を1人でも雇う場合は、雇用保険適用事業所設置届を雇用開始から10日以内にハローワークへ提出する義務があります。
未加入のまま放置すると遡って保険料を請求される可能性があるため、雇用前に必ず確認しましょう。

オフィス開設の費用相場とコスト削減のコツ

オフィス開設にかかる初期費用は、一般的に物件取得費＋内装工事費＋備品購入費＋IT環境整備費＋諸経費で構成されます。
規模や立地によって変動しますが、目安を把握しておくと資金計画が立てやすくなります。

初期費用の内訳と相場感

10〜20坪規模のオフィスを開設する場合の費用目安は、以下のとおりです。

上記に加え、家賃・光熱費・通信費といったランニングコストも毎月発生します。
資金繰りに余裕を持たせるため、開設後3〜6か月分の運転資金を別途用意しておくと安心です。

関連記事：オフィスデザインを追求！コスト削減のコツとは

中古オフィス家具の活用で初期費用を圧縮する

オフィス開設の費用で、最も削減効果が大きいのがオフィス家具の調達方法です。
中古オフィス家具を選ぶときは、見た目の状態以外もしっかり確認しましょう。
昇降機構やキャスターなど可動部の動作確認、付属品の有無、配送・搬入対応の3点をチェックすれば失敗を防げます。

新品で揃えると数十万〜100万円規模になりますが、中古オフィス家具を活用すれば、同じ品質・機能のまま3〜5割の価格で揃えることが可能です。
中古でも有名メーカー品（オカムラ・コクヨ・イトーキなど）はクリーニング済みで状態が良く、保証が付くショップも多いため安心して導入できます。

新品との見た目の差はほとんどなく、長く使われた業務用家具ほど耐久性が証明されているという考え方もできます。
限られた予算でハイグレードな家具を揃えたい場合は、新品と中古を組み合わせるのが現実的な選択肢です。

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まとめ：抜け漏れのないオフィス開設で事業を軌道に乗せよう

オフィス開設では、備品・オーダーメイド品・公的手続き・費用計画の4つを並行して進める必要があります。
立地と面積を決めたら、家具・家電・OA機器・事務用品・防災備品をカテゴリ別にリスト化し、納期から逆算して発注しましょう。

印鑑・名刺・看板などのオーダーメイド品は、開設日の3〜4週間前から準備するのが理想です。
登記や税務署・年金事務所への届出は期限が短いものが多いため、社労士や税理士のサポートも検討してください。
特に青色申告の承認申請は、提出が1日でも遅れると当年度から適用できなくなるため、設立直後に最優先で済ませましょう。

また、初期費用を抑えたい場合は、中古オフィス家具の活用が有効です。
ありがとう屋では、オカムラ・コクヨ・イトーキなど大手メーカーの中古オフィス家具を多数取り扱っており、商品により定価の3〜5割程度で導入できるケースもあります。

デスク・チェア・パーテーション・ロッカー・会議テーブルなどオフィス開設に必要な家具がトータルで揃うため、限られた予算でも快適なオフィス環境を構築可能です。
中古オフィス家具なら、状態の良いオカムラ製チェアやコクヨ製デスクを新品の半額以下で導入できます。

限られた予算でも、社員が長時間快適に働ける環境づくりが可能です。
オフィス開設の予算とアイテムが固まったら、ぜひ一度ありがとう屋のトップページから商品ラインナップをチェックしてみてください。

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この記事の監修者

ありがとう屋編集部は中古オフィス家具の販売・買取を中心に、オフィス移転やレイアウト設計、内装工事までを手がける「ありがとう屋」のコンテンツ制作を担っています。
これまでに多くのオフィス開設・移転・コスト最適化に携わってきた実績をもとに、現場視点に基づいた実用的な情報を発信し、ユーザーが目的や条件に合った最適な選択ができるよう、分かりやすく信頼性の高い情報提供に努めています。