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オフィス移転で失敗しない為の事前準備

オフィス移転で失敗しない為の事前準備

1. オフィス移転にかかる期間は約半年

1-1. まずは「オフィス移転の目的」を明確にする

オフィスの移転には時間とお金がかかります。そのため「なんとなく他の会社がオフィス移転しているから」程度の軽い理由で実行すると後悔するかもしれません。満足できる移転のためにはまず「なぜオフィス移転をする必要があるのか」を明確化します。

  • 営業メインにシフトするので駅まで遠いのは不便
  • 社員がほぼリモートワークなのでオフィススペースが余っている
  • オフィスが歓楽街にあり外部の環境が悪い(うるさい、周囲が明るすぎる)

上記のように「オフィス移転がどうしても必要である」という強い理由、動機があるはずです。これがハッキリしていないと移転先のオフィス探しも難航します。

1-2. 移転先に対する希望を明確化する

オフィス移転の理由がハッキリすれば、移転先のオフィスに関する要求も見えてくるはずです。たとえば上記のような理由であれば…

  • 業務が営業メインになるのでターミナル駅の近くに移転したい
  • 社員がリモートワークメインなのでもっとコンパクトなオフィスに引っ越したい
  • 歓楽街からビジネス街にオフィスを構えたい

どのような方向性で移転先を見つければいいのかスッキリ見えてくるはずです

1-3. オフィスの引っ越しは長丁場

オフィスの引っ越しは思い付きでできるものではありません。最低でも半年程度の時間がかかると覚悟しましょう。基本的な計画やスケジュールを作成し、移転先選定、新規オフィスのレイアウト作成、コスト計算、入居中オフィスの現状復旧、各種書類提出、引っ越し業者選定、オフィス家具の売却や購入など多くの作業が必要です。

2. レイアウトプランニングやオフィス家具選定

2-1. 移転先オフィスの広さや業務内容などを確認

無事に移転先のビル、オフィスが決まったらオフィスの広さに合わせて最適なオフィスレイアウトを作成しなければなりません。業務内容によってフリーアドレスレイアウトが最適かもしれませんし、オーソドックスな島型レイアウトの方が使いやすいこともあります。また社員がゆとりをもって作業できる通路幅、机の大きさ、打ち合わせのために必要なオフィス家具をどう配置するかなど、オフィスに必要な家具やOA機器の配置を図面に起こしておきましょう。

2-2. オフィスのイメージを考える

オフィス家具の色やデザインはそこで働く社員の心理に影響します。あまりに派手な色だと落ち着きませんし、家具がグレー一色だと地味すぎる、暗いと感じるかもしれません。最近は「オフィスにもっと色彩を取り入れた方がいい」と考える方が増えているため、グレー一色ではなくグリーンやベージュなど明るい色を取り入れると良いでしょう。

2-3. オフィス家具をそろえる

オフィス移転時にはそれまで使っていたオフィス家具を売却したり、または足りないオフィス家具を買い足すなどの作業が必要です。オフィス家具は重く移動しにくいものなので、きちんと対応してくれるお店に売却・購入をお願いするのが一番です。全国に9店舗を展開する「ありがとう屋」ならオフィス家具の売却や買取はもちろん、賃貸オフィスの物件探し、内装工事、新規オフィスのレイアウト提案、引っ越し手配、原状回復工事などオフィス移転をトータルでサポートできます。

3. 事前に必要な各種届出

3-1. 法務局や税務署への届け出

会社が移転した場合、移転後に所轄の法務局や税務署に本店移転登記申請書や申請書類を提出しなければなりません。都道府県税事務所にも納税の関係で事業開始等申告書の提出が必要です。これら申請書は移転後〇〇日以内など期日が決められているため、忘れないように事前に用意しておくのが無難です。

3-2.ハローワークに求人を出している場合

ハローワークに求人を出している場合も、公共職業安定所に新住所や電話番号(変更していれば)を連絡しておく必要があります。また郵便物の配達にかかわるため郵便局、さらに労働基準監督署や社会保険事務所にも変更届が必要です。

4. 引っ越し業者との打ち合わせ

4-1. 社員に引っ越し作業をさせるのは非効率

オフィスの引っ越しをおこなうとき、少しでも経費を節減しようと社員に引っ越し作業をさせる会社があります。確かに費用を節約することはできますが、慣れない作業で社員がケガをするなど思わぬトラブルが起きる可能性も。結局プロの引っ越し業者に頼む方がトラブルもなく素早く終わり、余計な費用も発生せず気持ちよく引っ越しできた…という結果になるかもしれません。

4-2. 柔軟に対応してくれる引っ越し業者を選ぶ

オフィスの引っ越しでは不要になったオフィス家具やOA機器を廃棄、売却することもあります。また引っ越しだけではなく移転先の電話工事やOA機器の設置、ネット環境の整備まで対応してくれるのかどうか確認しましょう。業者により「どこまでやってくれるのか」が違うため、引っ越し前に対応してくれるサービスをしっかり確認したいところです。

まとめ

オフィス家具の確保、品質確認、配送など限られた分野しか対応できない業者では、引っ越し時に多くの会社と連絡を取らなければならずとても面倒です。でも「ありがとう屋」なら「オフィスの引っ越し」を計画するスタート地点からトータルでサポートできます。賃貸ビルの物件探し、引越し業者手配、ネットワーク構築、インフラ、レイアウト相談、内装工事、原状回復工事など丸ごと支援可能。オフィスの引っ越しをお考えなら「ここまでできる!」ありがとう屋へ全部おまかせください。



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