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快適に仕事をするための書類整理術

快適に仕事をするための書類整理術

1.書類整理(仕事)のメリット

1-1.書類整理は業務をスムーズにすすめるためのもの

書類が机のうえに山積みで「どこになんの書類があるのかわからない。あの契約書、どこに行ったかな?」と書類の山をかき分けるようでは業務がスムーズに進みません。顧客からの問い合わせにも支障が出る可能性大です。 「書類がきちんと整理できない人物=管理能力がない」とイメージされてしまうので、できるだけ書類は整理整頓してきれいに収納し、必要なものをサッと取り出せるようにしておきたいですね。

1-2.書類整理(仕事)のメリット

書類整理(仕事)のメリットには以下のようなものがあります。 ・業務の効率アップ…仕事に必要な書類をすぐに広げ、作業をスムーズに進めることができる。 ・内部文書のスムーズな閲覧…社内で回覧する書類の置き場がわからくなると、社内の連絡がスムーズにいかなくなる。 ・セキュリティ対策…社内の書類は重要なもの。なかには企業の機密にかかわるものもあるはずです。ところが無造作に机のうえに機密書類をおいておくと、誰かに盗まれる可能性も。セキュリティ対策としても書類整理や管理は重要です。

2.書類整理は分類わけからスタート

2-1.机の上の書類を分類わけすることが整理の第一歩

机の上に山積みになった書類…。一気に整理しようと思うとかなり骨が折れます。書類整理(仕事)の第一歩は書類の内容を把握し、それらをきちんと分類わけすること。分類わけができないと、どれだけきちんと収納しても意味がありません。では書類の分類を4種類ご紹介しましょう。

2-2.書類の分類わけ4種類

以下の4種類の書類に、まずは分類します。 1,回覧用の書類…社内全体や部署ごとに回覧するための書類があり、それら書類をほかの書類とまぜてしまうと大事な連絡内容が社内に回りません。重要な機密も含まれている可能性もあり、大事にしなければならない書類です。 2,個人で使う書類…仕事のために個人で使用する書類やメモ類、資料などは、すぐに取り出せるようにわかりやすい場所に収納するのが基本です。仕事が終われば処理する可能性もあるため、回覧用の書類とは別にしておきましょう。 3,部署ごとに共有する書類…営業部や経理部など部署ごとに共有し、社員が利用する書類があります。これら書類は個人のものではないため、関係者がわかる場所に保管し、勝手に移動させないことが重要です。 4,処分しなければならない書類…すでに終わったプロジェクトに関するものや、古くなった資料、取扱説明書など処分しなければならない書類は別に保管します。倉庫で保管する処分も別にしておきます。

2-3.書類整理は担当者を決めておく

これら書類の分類わけのために、担当者を決めておくとスムーズです。個人で使用する書類や資料は個人の責任で管理し、部署や社内で共有する書類は定期的に担当者がチェックするなどの工夫を。 「書類の保管・廃棄」は担当者と上司で相談し、できるだけ不要な書類をため込まないようにしましょう。とくにオフィスが狭い場合は、この書類の取捨選別をマメに行う必要があります。また不要な書類をためないよう、書類の保管スペースをむやみに増やさない、最初からスペースを決めておくなどすると書類の増加を抑えることができます。

3.ファイル整理はアイテムを活用

3-1.背表紙は必須

ファイル整理で欠かせないのが「背表紙」です。ファイルにどんな資料が綴じられているのか、背表紙を見るだけですぐにわかりますね。見出しや通し番号、期間などを記入すると大量の書類も分類しやすくなります。 ファイルの背中に通し番号がふってあるとその場所にファイルを戻そうとする意識になり、資料紛失予防にもなります。 このとき、ファイルはかならず書庫に立てて保管するのが基本。机の上にファイルを積み上げてしまうと、一番下にあるファイルが取り出しにくく、無理に取ろうとするとファイルが崩れてしまいます。 机の中に保管することもできますが、ファイルをぎゅうぎゅう詰めにすると取り出しにくいので、ある程度の余裕をもたせて保管します。

3-2.書類ファイルは部署ごとに収納

ファイルなどにまとめた書類は、同一業務や同一プロジェクト毎に分類して収納しておくと仕事がスムーズになります。営業部や経理部など異なる部署の書類を混在していると書類探しだけでも大変な時間がかかってしまいます。

3-3.クリアファイルなども活用

書類はファイルだけではなく、クリアファイルやクリアホルダー、ファイルボックス、ファイルケースなどさまざまなアイテムで分類わけ、保管ができます。書類をまとめて保管できるファイルボックスは、「一時保管用」や「廃棄用」など用途別に保管するのに便利です。

4.書類の置き場所を決める

4-1.書類の置き場所を決めておくと迷わない

どこに何を保管しておくのか、あらかじめ決めておくと資料や書類が迷子になりません。書類の保管スペースを決めておき、必要以上に書類がたまらないよう不要な書類はマメに処分するのが大切です。一度取り出した書類をしっかりもとに戻すことも「書類が迷子になる」ことを予防します。

4-2.書類の保存の流れ

以下の4種類の書類に、まずは分類します。 書類の保存は以下のような流れにするとスムーズです。 ・毎日使う書類や個人の資料などは机の上の本立てに、また机の中に保管する。 ・部署内にある書庫やキャビネットには、部署内で共有しなければならない資料を保管しておく。 ・社内にある棚やキャビネットには、社内で共有する書類や資料、書籍などを保管。 ・数年単位で保管する必要のある書類は保管庫へ移動させる。 ・不必要な書類はその都度、またはまとめて処分する。 上記のようなルーティンをつくることによって、無駄な書類をなくし、スムーズな業務につながります。

4-3.書庫やキャビネットの買い足しも検討

会社の業務が増えるとどうしても書類や資料も増加してしまうので、必要に応じて書庫やキャビネットを増やすことも必要です。スチール製で高さ1.8メートル前後の書庫は、新品で約4万円前後かかりますが、中古商品であれば半額で購入できることも。 中古オフィス家具を扱っているありがとう屋は、常時5万点以上のオフィス家具を取り揃えており希望するサイズの書庫やキャビネットがすぐに購入できます。中古商品ですが必要な補修を実施しており、必要ならオリジナル塗装も可能です。満足できる商品をご提供します。

まとめ

スムーズな業務のために書類の整理は欠かせません。必要な書類をすぐに取り出し、問い合わせに応じられるようにきちんと整理整頓しておくことが重要です。 大事な書類の保存場所である書庫やキャビネットですが、不足するようであれば早めに手配を。東京・埼玉・大阪・福岡に9店舗、さらに東京と福岡に営業部を設置しているありがとう屋なら、高品質で低価格の中古キャビネット・書庫を豊富に取り揃えています。見積から納品までスピード対応可。まずはお近くの店舗までご連絡ください。



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