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オフィスの引っ越し業者の選び方

オフィスの引っ越し業者の選び方

1. 安心して契約できる引っ越し業者の基準

1-1. 信頼できる引っ越し業者の見分け方

オフィス移転では多くのオフィス家具やOA機器、オフィス家電などが移動します。その現場でトラブルが起きると事業者にとって大きなマイナスになるのは明らか。そこで安心して引っ越し業務をおまかせできる業者かどうかを見分けるポイントをご紹介します。

  • 引越安心マーク取得の業者か?
  • オフィスの引っ越し実績があるか?
  • 契約内容が明瞭で家具の破損や物品紛失時に補償があるか?

「引っ越し安心マーク」とは全日本トラック協会が認めた引越事業者に与えられるマークです。社内教育や責任ある対応ができる体制等が整っており、貨物自動車運送事業法や標準引越運送約款など各種法律を順守している優良業者に対して与えられています。安心して任せられる業者の目安になるはずです。

1-2. オフィス移転実績の多い業者を選ぶ

引っ越し費用が安いからと言って、安易に引っ越し業者を決めるべきではありません。業者のなかには一般家庭の引っ越しには実績があっても、オフィス移転の経験が少ない業者もいます。そのような業者はOA機器などの精密機器の取り扱いに不慣れで、機器の破損を招くことも。また高層階のオフィス移転はエレベーターを使わなければならず、引っ越しノウハウのない業者は問題を起こす可能性もあります。HPなどに「オフィス移転の実績」をしっかり掲載している業者を選ぶのが基本。

2. 引っ越し業者がどこまでやってくれるか事前チェック!

2-1. 引っ越し業者が対応してくれる一般的な範囲

オフィス移転で引っ越し業者を利用する場合、一般的に対応してもらえる範囲は決まってきます。

  • 古いオフィスから荷物を梱包、運び出し、運搬
  • 新しいオフィスへ荷物の運び込み
  • オフィス家具やOA機器を所定の場所に設置する

引っ越しのプロが対応してくれるので、重いオフィス家具の運搬や細かい梱包など全部おまかせできるのが魅力です。オフィス移転時に不慣れな社員が呼び出され、家具の運び出しや新オフィスへの設置などを行うケースもありますが、ケガが起きるリスクがありますので止めましょう。とくに衝撃に弱いOA機器は丁寧に扱う必要があるので、プロに任せるのが安心です。

2-2. 引っ越し作業以外の業務に対応してくれることも

引っ越し業者のなかには、引っ越し業務以外のことにも対応してくれるケースがあります。通常の引っ越し作業に加えて…

  • 新オフィスの内装工事やLAN工事、電気工事
  • 新オフィスのオフィスレイアウト
  • 旧オフィスの原状回復工事
  • オフィス家具の処分

これら作業を行ってくれるとかなり助かります。ただこれらサービスに対応している業者を選ぶ必要があり、料金も業者ごとに違いがあります。HPなどに口コミが掲載されていますので、評判のよい業者を厳選する必要があるでしょう。

2-3. 引っ越し業者以外にも移転窓口になってくれる会社があります

一部の引っ越し業者は、引っ越し作業だけではなく新オフィスの内装工事や電気工事、旧オフィスの原状回復工事、産廃処理なども実施してくれます。ただでさえ忙しいオフィス移転時にひとつの業者が複数の仕事をしてくれると手間も省け、引っ越しもスムーズに。

東京や埼玉を中心に9店舗を展開する「ありがとう屋」が対応できる業務は、オフィス家具の買取、処分、販売だけではありません。

  • 新規事務所開設のための物件探し
  • 新規事務所のレイアウト
  • 必要なオフィス家具の準備、処分、買取
  • 新オフィスの内装工事、耐震工事、間仕切り工事、LAN・電源、回線工事
  • 旧オフィスの原状回復工事
  • 引っ越し作業
  • 各種クリーニングなど

オフィス移転に関するすべての業務を一括してお引き受けできます。窓口がひとつになると移転業務がグッと楽に!オフィス移転の手間を省くことで、効率の良い移転とコストカットが実現します。

3. 引っ越し業者に任せられない仕事

3-1. 機密情報の取り扱いは厳重に

重量のあるオフィス家具の運搬などは引っ越し業者におまかせするのが一番ですが、なかには業者まかせにできないものもあります。例えば社内の機密や社員情報の入ったノートパソコンや書類などが、外部に流出すると大変です。このようなものは社員が自ら梱包し、重要なものは引っ越し当日にみずから新オフィスに持ち込むことも考えましょう。

パソコン内のデータは引っ越し時に破損する可能性も考え、バックアップをとっておくのが安心です。また引っ越しで古いパソコンの処分をお願いするときは、内部のデータを完全に消去してから廃棄するのが鉄則です。データ消去まできちんと対応してくれる業者を探す必要があります。企業機密や社内関係の情報を扱うときは最新の注意が必要です。

3-2.段ボールに目印をつける

書庫など社員で共有しているオフィス家具の荷物には「この荷物は書庫用」や「営業部の荷物」「経理の資料」など段ボールに目印をつける、また配置先を記入するなどしておくと新オフィスでの配置が楽になります。もし荷物に目印をつける暇がないのなら、引っ越し業者に「営業部の荷物はブルーの印をつけて」など適切な指示を行いましょう。

4. 見積もりは複数社からとる

4-1. いきなり一つの業者に決めない

いきなり「この業者に依頼する」と1社だけに絞り契約を結ぶと「同じサービスでもっと安く仕事をしてくれた業者がいた」と後悔することもあります。必ず複数社に見積もりをとり、費用や作業の内容を比較してください。繁忙期を避けて引っ越しすることで費用を抑えることができます。引っ越し業者を選ぶにしても…

  • 見積もりを複数社とる
  • どの業者が最適かを選定
  • 業者との打ち合わせや契約(作業範囲の確認)
  • トラブルが起きたときの対応

これらの業務が発生します。ただでさえ忙しいオフィス移転時に、できるだけ業務量を減らすためにも窓口を一つにまとめるのがおすすめです。

4-2. 引っ越し業者の対応にも注目

見積もりをとるときは、対応の迅速さ、電話対応の丁寧さ、メールの文章などから、業者の質が見えてきます。担当者がいつまでも返事をくれない、社員の言葉遣いやマナーが悪い会社は、実際に作業をしてもらっても満足できないもの。見積もりの段階から丁寧な対応をしてくれる会社を選びましょう。

まとめ

オフィス移転では安全はもちろん、迅速で丁寧な引っ越し作業が必須。引っ越し作業中のトラブルを防ぐためにもオフィス移転の実績があり、自社便できちんと作業をしてくれる業者を複数社から選ぶのがコツです。ただ忙しい移転作業を少しでも楽にするために、オフィス移転に関わる業務を一括して委託するととても楽になります。ありがとう屋なら引っ越しから旧オフィスの原状回復や新オフィスのインテリア提案、内装・電気・通信設備などすべての工事、オフィス家具の調達、処分、買取などをトータルでサポートできます。一括窓口なのでコスト削減にも効果的。オフィス移転に関するお悩みならなんでもありがとう屋にお聞かせください。



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