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【チェックリスト】オフィス移転を考え始めたらまずここを抑えよう!

オフィス移転を考え始めたらまずここを抑えよう!

1. オフィス移転の目的をハッキリと!今のオフィス契約をチェック

1-1. なぜオフィス移転が必要なのか洗い出す

オフィス移転を考えるということは、移転しなければならない理由があるはずです。まずは「なぜ移転が必要なのか?」という問題点を洗い出しましょう。

  • リモートワーカーが増えたのでコンパクトな事務所に移転したい
  • オフィスが古いので築浅物件に移転したい
  • 事業拡大により広いオフィスに引っ越したい
  • ターミナル駅の近くのオフィスに引っ越し利便性を向上させたい

この目的がハッキリしていないと見当違いな物件を選んでしまい、後悔する可能性が高くなります。オフィス移転にはお金も時間もかかるため、慎重に判断したいところです。

1-2. 現オフィスの契約書をチェックする

現在のオフィス入居時に、オーナーや管理会社と賃貸契約書を結んでいます。移転・退去を考えたときはかならずこの契約書を読み返してください。借りた側が勝手に「来月末で退去します」と一方的に宣言して退去することはできません。一般的には物件から退去するには「半年前までに連絡する」とされています。退去の要件は契約ごとに違うため、まずは契約書を確認しましょう。退去後の原状回復・その範囲についても同時にチェックします。

1-3. チームを編成してスケジュールをつくる

オフィスの引っ越しには時間と費用がかかるため「失敗しました」の言い訳が通用しません。そこで移転成功のために移転専門のチームをつくり、数名のスタッフで分担して作業をすすめるのが無難です。まずチームを編成したら移転日を決め、そこに向けて逆算しながらスケジュールを作成していきます。

2. 引っ越しや工事にかかわる業者の選定

2-1. オフィス移転にかかわる業者とは?

オフィス移転は自社社員だけで完了するものではなく、多くの業者の力を借りなければスムーズにすすみません。以下のような業者がからんできます。

  • 現在入居しているオフィスの原状回復工事業者
  • 引っ越し業者
  • 新オフィスの内装工事業者
  • 電気工事業者
  • インターネット回線等通信業者

ほかにもオフィス家具やOA機器の処分や買取を行うならその専門業者の力も必要です。たくさんの業者に細かく指示を出さなければならず、かなり気を遣う作業になります。そのためできるだけ業者をまとめるのがおすすめ。

  • 引っ越し業者が不用品の引き取り、廃棄まで行う
  • 内装業者が電気工事や空調、OA機器等の通信設備まで行う

ひとつの業者が複数の仕事をこなしてくれれば対応する相手が減り、打ち合わせなど面倒な作業を減らすことができます。

2-2. 新オフィス選定から引っ越し、原状回復工事まで任せるなら

東京・埼玉・大阪・福岡に9店舗を展開する「ありがとう屋」では、オフィスの原状回復・新規オフィスの内装工事・耐震工事・間仕切り工事はもちろん、ビジネスフォン工事・電源工事・LAN工事、新規オフィス探し、新規オフィスレイアウトも全部ひっくるめてお引き受けできます。

引っ越し時に不要なオフィス家具を処分、または買取をすることももちろん可能。必要な家具やOA機器があっても迅速にご用意できます。また引っ越し業者の紹介や業者とのスケジュール調整もできます。ありがとう屋を窓口にすれば、各工事業者との打ち合わせや調整は一切必要ありません。安心して引っ越し作業に集中できます。

3. 移転先オフィスの内装やレイアウト決定

3-1. 社員数や業種を考えてレイアウト

オフィスのレイアウトは業務を円滑にすすめるために重要です。机やイスの配置が悪いと机に座りにくくなったり、通路が狭くなるなどトラブルが発生します。平面上でどれだけうまく配置できても、いざ家具を運びこむと「机が邪魔になって書庫の扉があかない」「机が2つ入らなかった」など問題が起きることも。3Dの図面にすればかなりイメージがつかめるので、そのようなソフトがあれば活用したいですね。

3-2.オフィス家具の処分や新規購入

オフィスレイアウトを考えていると、現在使っているオフィス家具やOA機器のどれを残し、どれを処分するかが見えてきます。また広いオフィスに移転すると新規オフィス家具が必要になることも多いもの。オフィスレイアウトを考えながらオフィス家具やOA機器の処分や買い足しを考えていきましょう。

4. 引っ越し前・引っ越し後に必要なさまざまな業務

4-1. 引っ越し前にすること

引っ越し前にはさまざまな業務があり、普段の仕事と一緒にこなしていくのはかなり大変です。オフィス移転前に必要な業務の一部は以下のとおりです。

  • 取引先への連絡(挨拶状の作成)
  • 名刺や封筒、社判ゴム印、社員証明書などの作り変え
  • 社内に引っ越しを知らせて当日に向けて準備する
  • 郵便局への移転先連絡
  • ホームぺージの変更
  • 社員へのオフィス移転の報告や日程調整
  • 防火防災管理者選任届出書の届けを移転先の管轄消防署に提出する

さまざまな業者との打ち合わせや仕事の合間に、これの対応が必要です。とくに重要なのは社内連絡。個人の書類や持ち物を整理し、移転日までになにをすればいいのか、説明会やチェックリストを渡すなどの配慮が必要です。

4-2. オフィス移転後にすること

無事にオフィスの引っ越しが終わっても、引っ越し作業がすべて終わったわけではありません。

  • 原状回復工事の確認(回復範囲確認)
  • 物件の最終的な引き渡し日をオーナーに連絡
  • 法務局に本店移転登記申請を提出する
  • 税務署に対して事業年度・納税地・その他の変更異動届を提出
  • 都道府県税事務所に事業開始等申告提出

ほかにも労働基準監督署や社会保険事務所、郵便局などへの書類提出がありかなり多忙になります。

オフィスの引っ越しには多くの事務手続きや業者との打ち合わせ、社内調整などが必要です。通常業務と合わせて同時進行するにはかなりハード。少しでも業務量を減らすために、ひとつの業者を窓口にして引っ越し・原状回復・新規オフィスの内装・電気・通信設備工事・オフィス家具の処分・買取などを全部任せられると楽です。

まとめ

オフィスの引っ越しには多くの作業があり、規模の大きな事業所ほど大きな負担になります。スムーズな引っ越しのためには明確な目的やスケジュール作り、社内の協力、外部業者とのマメな交渉が必要です。とくに必要な作業を時系列にならべたスケジュール表やチェックリストを作成することは、失敗しないオフィス移転にとって重要。移転前・引っ越し当日・移転後に分けてなにをするべきか事前に把握しておくことが成功への道です。

東京や埼玉・大阪・福岡に9店舗を展開するありがとう屋では、新規オフィスの選定からオフィスインテリアの提案、オフィスレイアウト作成、原状回復、新規オフィスの内装・電気・インフラ工事、オフィス家具の買取などオフィス移転に関する業務をまとめてお引き受けできます。工事に関するスケジューリングや工事をしながらの引っ越しにも対応可能。御社のわがままを全部お聞かせください。誠心誠意対応いたします。



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