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フリーアドレスで私物はどうする?収納ポイントや便利グッズを解説します

フリーアドレスで私物はどうする?収納ポイントや便利グッズを解説します

1. オフィスがフリーアドレスに!私物の置き場所はどこ?

1-1. オフィスで支持が広がる「フリーアドレスレイアウト」

オフィスでは社員個人が専用で使える机と椅子が配置されていました。ところが最近は、オフィス内にある机や椅子を誰でも自由に使える「フリーアドレス」式のオフィスが増えています。決まった机がないので、その日の業務に合わせて担当者の近くに座り業務を効率化させることができ、他部署のスタッフと交流することで新しいアイデアや企画が生まれるなどのメリットがあります。社員同士のコミュニケーションが活発化することで風通しが良くなり、働きやすさにもつながります。メリットの多いオフィスレイアウトなので、多くの企業が採用しているのです。

1-2. 社員の私物収納がフリーアドレスの問題点

多くの企業から支持されているフリーアドレスですが、実際にオフィスを利用してみると問題があることに気がつきます。それが「社員の私物や書類、文具、PCなどをどこに保管するか」です。専用の机があればそこに収納できるのですが、社員がどの机を使ってもいいルールなので、特定の机を私物置き場にすることができません。フリーアドレスを採用しようとすると、この私物問題で反対されることもあります。導入前に対応策を考えておくことが重要です。

2. フリーアドレスのオフィスでの私物管理について

2-1.フリーアドレスでは私物管理がしにくい

オフィスがフリーアドレスを採用している場合、私物をその日に座った机の引き出しに入れておくことになりますが、実はフリーアドレス用の机には豊富な収納スペースがありません。個人の私物となればバッグやコート、ブーツ、個人所有のPCなどそれなりに嵩張るはずです。机の足元に置いておくと邪魔になりますし、机を移動するとなれば私物を全部もって移動することになりとても不便です。

2-2. 収納が少ないデスクは書類が散乱する可能性大

フリーアドレス用の机は収納面があまり充実していないので、書類や文具、PCなど、仕事で使用するものが机の上に広がることになります。机の上に文具や書類、ノートPCが乱雑に置かれていると、作業効率が悪くなりますし見た目もよくありません。来客者が見ても印象は良くないでしょう。

2-3. 私物の床置きは不衛生

私物のバッグやコートなどの置き場がないと、机の足元の床の上に直置きしなければなりません。床の上にはごみや埃が積もっていますし感染症の問題を考えるとかなり不衛生です。また机の上にバッグを置きっぱなしにしていると、誰かに持ち去られる可能性もあります。施錠できるロッカー等を用意して、私物をきちんと管理できるよう配慮しましょう。

3. フリーアドレスをオフィスに導入するなら専用ロッカー必須

3-1. 専用ロッカーを設置する

フリーアドレスレイアウトを導入するのであれば、社員の私物と書類、文房具などをきちんと整理して管理できるロッカーは必須です。施錠できるタイプならセキュリティー面でも安心。出社してすぐに私物を保管、さらに書類やPCなどを取り出せるように、入口の近くにロッカーを設置すると便利です。

3-2.私物管理のための社内ルールをつくる

個人用ロッカーや書類専用のロッカー、共用文房具が収納できるワゴンなどを整備することで、業務に必要なものをどこにしまえばいいかわかりやすくなります。個人用ロッカーや共有スペースを設置したら、運用のルールをつくり守るように周知しましょう。

  • 業務と関係ない私物は持ち込まない
  • 離席するときは机の上を片づける
  • 机の上を片づけたら机の上をウエットティッシュなどで掃除(除菌)する 
  • 私物は専用ロッカーに入れて施錠する ・コートやブーツは共用のキャビネットに収納する

社員全員でオフィスを使用するため、オフィス使用のルールを明文化しておくことが大切です。

4. フリーアドレスのオフィス内を移動するためのおすすめアイテム

4-1. 移動可能なワゴンや社内専用バッグを用意

フリーアドレスの机には収納スペースがほとんどない(移動しやすさなどを考慮)ため、別途書類やノートPC、資料を入れて運べる社内専用バッグや移動可能なワゴン、ボックスなどを用意すると便利です。とくに座席を移動することが多い会社であれば、移動可能なワゴンがおすすめ。ワゴンに必要な書類や資料、文具などを入れて移動すれば机の移動も楽々です。仕事道具をまとめて収納し移動できるバッグも便利。フリーアドレスレイアウトを導入するときは、私物や共有物、書類、PCなどを保管できる場所を確保しておきましょう。

4-2. 私物管理しやすいフリーアドレスレイアウトなら「ありがとう屋」まで

社内のレイアウトをフリーアドレスに変更したいときは、社員の私物はもちろん社内で使う書類やノートPC、資料などをきちんと保管できるロッカーやワゴンを設置しましょう。「でもどうやってレイアウトを変更すればいいのかわからない…」そんな不安や疑問をおもちの方は「ありがとう屋」までご連絡ください。ありがとう屋は創業から37年、オフィス関連の事業を続けており多くの顧客に支持されています。オフィスレイアウトをフリーアドレスへ変更するためのデザイン表(3D)も作成可能です。必要なオフィス家具の選定、家具の販売、不要になった家具の引き取りなどオフィスに関連することならなんでも迅速に対応できます。わからないことがあれば「ありがとう屋」までご相談ください。

まとめ

フリーアドレスレイアウトは、社員の社内交流が活発化する、よいアイデアが生まれる、より効率的な業務ができるなどの理由で注目されています。ただ従来とは違う机の配置なので、それに付随するオフィス家具(ロッカーや収納スペースなど)もそれに合ったものに変えていかなければなりません。オフィス家具のレイアウトは事前にレイアウト表を作り、必要な家具をピックアップしてサイズを決めなければなりません。慣れない方にとっては難しい作業ですし、時間もかかります。オフィスレイアウトを変更するときは、全国9店舗展開(東京・埼玉・大阪・福岡)するありがとう屋までご一報ください。オフィスの広さとスタッフの数、必要なスペース(応接室など)をヒアリングして、素早くレイアウト表を作成します。オフィスのお困りごとはありがとう屋までご連絡ください。



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