オフィス移転の費用内訳と相場〜コスト削減のポイント

オフィス移転にかかる費用は、主に退去時にかかる費用と引っ越し費用、新オフィスの構築・入居時にかかる費用とその他諸費用に分けられます。

それぞれの費用の細かい内訳と、費用の目安を見ていきましょう。

オフィス退去時にかかる費用

こちらの記事では、オフィス移転時に発生する不要物の処分方法やオフィス家具破棄の費用相場などを紹介しています。
近々オフィスの移転を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

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オフィスの退去時に伴う費用の内訳と相場は以下の通りです。

賃貸オフィスの場合、退去時には入居時の状態に戻す「原状回復」を行う必要があります。
原則、賃貸借契約において、原状回復費用は借主側が負担することと定められています。

原状回復にかかる工事費用は、オフィスの規模やレイアウトによって差があります。特に、オフィスの一部空間をカフェスペースに改造していたり、間取りを変更していたりする場合、相応の費用を負担しなくてはなりません。

原状回復費用は敷金でカバーできる可能性もあります。原状回復に関する契約内容は事前に確認しておき、複数の業者に費用の見積もりを依頼するのがおすすめです。

また、退去までの賃料は、3〜6ヶ月前の解約予告に基づき支払わなければなりません。

他にも、オフィス什器や家具など、退去時に発生した不要物の廃棄費用も必要です。精密機器や機密事項の記録機器など、特殊な処理が必要な不要物の場合は、処理に追加料金がかかるケースもあります。

こちらの記事では、オフィス移転時に発生する不要物の処分方法やオフィス家具破棄の費用相場などを紹介しています。
近々オフィスの移転を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

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引っ越しにかかる費用

オフィスの引っ越しに伴う費用の相場は以下の通りです。

当日の荷物の運搬や設置を引っ越し業者に依頼する場合、費用は従業員1名あたり2万円〜5万円が相場です。特に、引っ越し業者の繁忙期である2〜4月や9月は、人件費が高騰するため、相場価格の1.5倍程度になることも珍しくありません。

また、オフィスの立地や作業条件によっても大きく左右されます。例えば、エレベーターがない建物では従業員の負担が増すほか、通常の搬出が難しくクレーンでの吊り下げが必要となり、追加で料金が発生するケースがあります。

新オフィス構築・入居時にかかる費用

新オフィスの構築・入居時に伴う費用の内訳と相場は以下の通りです。

新たなオフィスに移転する際は、通常の住宅の不動産契約と同様の諸費用がかかります。

敷金はオフィスの規模により、賃料の4〜12ヶ月分が目安です。また、前賃料は入居月と翌月の2カ月分を契約時に支払うのが一般的です。他にも、礼金や仲介手数料は仲介業者や貸主の意向によって異なるでしょう。時期によっては仲介手数料の割引キャンペーンを行っている場合もあります。

なお、賃貸物件を契約する際は保証会社や火災保険に加入します。保証会社とは、万が一借主が賃料を滞納した際に、賃料を立て替えて貸主に支払う機関のことです。保証会社の加入費用は賃料の1ヶ月分、火災保険料は2年契約で2万円程度が相場です。

さらに、新しいオフィスに入居する際は、業務を行う環境を整えるために各種工事を行います。床や壁・天井の表装の仕上げや、パーテーションによって空間を仕切る内装工事、家電の設置やネットワークの導入など設備工事が一例です。これらの工事費用は数千万に及ぶほど、オフィス移転費用の大部分を占めます。

その他、オフィス家具や家電・什器などの備品購入費用も、従業員数に応じてかかります。

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その他諸費用

その他諸費用の内訳と相場は以下の通りです。

オフィス移転時には、税務署や法務局、社会保険事務所など様々な機関に届出を行います。必要となる書類の作成には専門的な知識が必要となるため、行政書士をはじめとする専門家に依頼するのがおすすめです。その場合、行政書士への報酬や届出書類作成費用がかかります。

また、オフィス移転に伴い従業員の名刺や会社パンフレット・ポスター、ホームページなどの情報更新を行わなければなりません。これらの告知費用も従業員あたり1万円〜2万円が目安です。

オフィスの移転には様々な費用がかかります。
では、費用を少しでも削減するためには、どのようにすべきでしょうか。

移転作業を一社に任せる

オフィスの移転とは単に荷物を移すだけではありません。移転先の選定・確保から移転計画、新オフィスのレイアウト設計・配線工事、旧オフィスの原状回復や移転の周知、書類申請など、行うべき作業は多岐にわたります。
そのため、移転完了までは少なくとも半年程度はかかる傾向があります。

オフィスの移転に関わる工程をそれぞれの専門業者に頼む場合、打ち合わせの手間が増え、スケジュール調整が難しくなり、移転期間がさらに長引いてしまうかもしれません。

オフィス移転の負担を少しでも減らすためには、移転作業を別々の業者に依頼するのではなく、一社に任せるのがおすすめです。全工程を同じ会社に丸ごと発注することで、トータルの費用を割安にしたり、値下げ交渉がしやすくなったりします。

複数の業者から見積もりをとる

オフィス移転業者を選ぶ際は、始めから一社に絞るのではなく、複数社を比較検討しましょう。同じ作業内容であっても、業者によって費用が異なる場合があります。

少しでも移転費用を抑えるためには、複数の業者に見積もりを依頼し、サービスの範囲や内容・費用内訳を細かく見比べることが重要です。

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移転時期を考える

オフィスの移転時期にゆとりがある場合は、引っ越し業者の繁忙期を避けるのが無難です。毎年2月〜4月や9月は引っ越しシーズンであり、一般住宅の引っ越しでも業者を手配するのが難しいほどです。そのため、引っ越し業者の費用も割高になる傾向があります。
予算の超過や希望日に移転できないなどのトラブルを避けるために、時期を慎重に検討しましょう。

また、移転先のオフィスの立地や間取り・レイアウトは様々です。大きなオフィス家具や什器を移動させる際、エレベーターがない物件では作業員の負担が増します。重量のある家具の搬入では、クレーンでつり下ろしたり引き上げたりするなどの追加作業が発生するケースもあります。
引っ越し前には業者と入念な打ち合わせを行い、後で割増料金を請求されないように注意しましょう。

なお、オフィスの移転を機に什器や家具を新調し、それまで使っていたものを廃棄する場合があります。廃棄物の種類によっては特殊な処分が必要であったり、引っ越し業者が引き取ってくれたりするケースもあります。
引っ越し業者とは廃棄物や不用品の処理についても、料金や手順の確認をしておきましょう。

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家具や備品を再利用する

荷物の運搬や新オフィスの配線工事などは避けられず、費用を削るのが難しいです。
一方で、オフィス家具や備品は可能な限り再利用することで、新調にかかる購入費用を削減できます。

また、再利用しない不要な家具は買取業者に買い取ってもらえば、オフィス移転費用の足しになるかもしれません。

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家具や家電の買い替えが必要な場合は、中古でそろえる

オフィス移転に伴い家具や家電を買い替える際は、新品にこだわらず、中古でそろえるのも経費削減に効果的です。

新品のオフィス家具は事務デスクで10万円以上するケースも珍しくありません。ただし、中古の事務デスクであれば3万円前後で購入できる可能性があります。

他にも事務チェアやロッカー、家具だけではなく冷蔵庫や掃除機、テレビ、空気清浄機、電気ポットなどの家電も中古品を選べば、初期費用をさらに圧縮できるでしょう。

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